QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

CỦA VĂN PHÒNG HỌC VIỆN

(Kèm theo Quyết định số  586 /QĐ-HVTC ngày 22 tháng 5 năm 2024 của

Giám đốc Học viện Tài chính)

Điều 1. Vị trí và chức năng của Văn phòng Học viện

1. Văn phòng Học viện là đơn vị thuộc Học viện Tài chính (sau đây gọi chung là Học viện), chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện của Giám đốc Học viện.
2. Văn phòng Học viện có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Học viện trong công tác chỉ đạo, điều hành, tổng hợp, theo dõi tổ chức thực hiện các hoạt động của Học viện và chịu trách nhiệm tổ chức quản lý công tác văn thư, hành chính - tổng hợp; lưu trữ; bảo vệ bí mật nhà nước; pháp chế; cải cách hành chính; in, quản lý và cấp phôi văn bằng, chứng chỉ; hoạt động truyền thông của Học viện; các hoạt động khánh tiết cấp Học viện; công tác đối ngoại của Học viện với các đối tác và tổ chức bên ngoài, quản lý phương tiện phục vụ công tác của lãnh đạo và các đơn vị của Học viện; công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy và cứu nạn cứu hộ trong Học viện.

Điều 2. Nhiệm vụ của Văn phòng Học viện

1. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

a) Chủ trì, xây dựng, tổ chức và đôn đốc thực hiện Quy chế làm việc của Học viện; các quy định về công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ trong Học viện.

b) Tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến, trình Giám đốc Học viện và chuyển đến các đơn vị chức năng liên quan để tổ chức thực hiện.

c) Chịu trách nhiệm về thể thức, tính pháp lý của các văn bản do Giám đốc, Phó Giám đốc Học viện ban hành.

d) Theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị về tiến độ thực hiện các nhiệm vụ theo Chương trình công tác được phê duyệt, thực hiện các văn bản đến.

e) Là đầu mối tổ chức, quản lý và thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước đối với các đơn vị thuộc Học viện.

g) Tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu; quản lý và sử dụng con dấu; quản lý và thực hiện công tác sao y, chứng thực các loại văn bằng chứng chỉ, tài liệu do Học viện ban hành.

h) Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức và người lao động của Học viện được cử đi công tác. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Học viện.

2. Công tác kế hoạch, tổng hợp

a) Lập lịch công tác tuần, công tác tháng phổ biến đến các đơn vị, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

b) Lập các báo cáo tổng kết công tác hàng tháng, hàng quý, năm học của Học viện,... theo yêu cầu của Giám đốc Học viện và cấp trên.

c) Cập nhật thông tin từ các đơn vị trong Học viện để xử lý, tham mưu cho Giám đốc Học viện điều hành công tác chung của Học viện. Chuẩn bị các văn bản, tài liệu phục vụ cho công tác chung của Học viện.

d) Tham dự đầy đủ các buổi họp, hội nghị do Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Học viện chủ trì khi có yêu cầu và chịu trách nhiệm ghi chép, soạn thảo các kết luận tại buổi họp, hội nghị trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Học viện xem xét/ký hoặc ký thừa lệnh và gửi đến các đơn vị trong Học viện để thực hiện.

e) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác cải cách hành chính cấp Học viện.

3. Công tác pháp chế

a) Chủ trì, phối hợp với các bộ phận liên quan tư vấn, giúp Giám đốc Học viện về những vấn đề pháp lý của Học viện; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của Học viện, viên chức, người lao động và người học.

b) Giúp Giám đốc Học viện chuẩn bị ý kiến góp ý đối với các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan, đơn vị gửi xin ý kiến; kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

c) Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với văn bản do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Giám đốc Học viện ký ban hành.

d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nội quy, quy chế của các cơ quan liên quan và của Học viện cho viên chức, người lao động và người học.

e) Là đầu mối thực hiện công tác xác minh văn bằng, chứng chỉ; thẩm định các hồ sơ và trình Giám đốc Học viện xem xét, quyết định chỉnh sửa văn bằng theo quy định.

g) Rà soát, thẩm định các hồ sơ nghiên cứu sinh, trình Giám đốc Học viện ra quyết định thành lập Hội đồng đánh giá luận án tiến sĩ cấp bộ môn, cấp Học viện.

h) Xây dựng kế hoạch công tác pháp chế năm học, thực hiện chế độ báo cáo tình hình công tác pháp chế với Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tài chính và Giám đốc Học viện.

4. Công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, trật tự, quản lý phương tiện

a) Quản lý và phục vụ các phòng họp của Học viện, phòng làm việc của  Lãnh đạo Học viện. Tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với Học viện; tổ chức lễ tân, khánh tiết đối với các cuộc họp, hội nghị của Học viện.

b) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các ngày lễ, kỷ niệm cấp Học viện.

c) Đầu mối phối hợp với Công ty Bảo vệ chuyên nghiệp; phối hợp với công an trên địa bàn thực hiện công tác bảo vệ tài sản, an ninh - trật tự những trụ sở làm việc của Học viện.

d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định về phòng cháy chữa cháy và cứu nạn cứu hộ, huấn luyện lực lượng phòng cháy chữa cháy và cứu nạn cứu hộ của Học viện.

e) Thực hiện việc quản lý và điều hành các phương tiện phục vụ công tác chung của Học viện, đảm bảo sử dụng và quản lý an toàn phương tiện hiện có.

5. Các nhiệm vụ khác

a) Chủ trì thực hiện công tác đối ngoại giữa Học viện với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có liên quan.

b) Tổ chức in, quản lý phôi văn bằng, chứng chỉ, văn phòng phẩm phục vụ công tác của Học viện; cấp phát theo đề nghị của các đơn vị đảm bảo đúng quy chế, quy định.

c) Quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động thông tin, tuyên truyền, giới thiệu các hoạt động của Học viện thông qua các hình thức: Phát thanh, truyền hình, báo ảnh, bản tin, khẩu hiệu, panô áp phích...

k) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Học viện giao.

Khi tổ chức triển khai các nhiệm vụ, Văn phòng Học viện phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật, Bộ Tài chính và Học viện; báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của Ban Giám đốc Học viện theo đúng quy chế làm việc của Học viện.

Điều 3. Quyền hạn của Văn phòng Học viện

1. Chủ động phối hợp với các đơn vị trong Học viện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
2. Chủ động liên hệ với các cơ quan quản lý cấp trên, quản lý chuyên ngành của Nhà nước; các tổ chức, cá nhân trong và ngoài Học viện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
3. Tham gia các Hội đồng của Học viện có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
4. Đề nghị khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức, người lao động thuộc Văn phòng theo quy định của pháp luật và Học viện.
5. Chủ động sắp xếp, bố trí, phân công nhiệm vụ đối với viên chức, người lao động trong Văn phòng; quản lý tài sản được giao để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

Điều 4. Cơ cấu tổ chức

Văn phòng Học viện gồm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, viên chức và người lao động.

1. Chánh Văn phòng: Do Giám đốc Học viện quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định. Chánh Văn phòng điều hành hoạt động của Văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Học viện và trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng; bố trí viên chức, người lao động phù hợp với nhiệm vụ được giao và vị trí việc làm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Phó chánh Văn phòng: Do Giám đốc Học viện quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định. Phó chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác theo sự phân công của Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.

3. Viên chức, người lao động trong Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn do Chánh Văn phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được giao.

Điều 5. Điều khoản thi hành

Chánh Văn phòng Học viện, Trưởng ban Tổ chức cán bộ, Trưởng các đơn vị thuộc Học viện có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Văn phòng Học viện phối hợp với Ban Tổ chức cán bộ và các đơn vị liên quan báo cáo Giám đốc Học viện xem xét, quyết định./.

1. Ban Lãnh đạo:

Chánh Văn phòng:

TS. Phạm Văn Nghĩa

Phó chánh Văn phòng:

Ths. Vũ Văn Khiên

Ths. Phan Thị Thủy

2. Cơ cấu tổ chức

Văn phòng Học viện bao gồm các tổ:

- Tổ Hành chính - Tổng hợp.

-  Tổ Lái xe.

3. Liên hệ

- Địa chỉ: Học viện Tài chính Số 58 Lê Văn Hiến, P. Đức Thắng, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội

- Điện thoại: (024) 38389326 (máy lẻ 111) hoặc (024) 32191997; (024) 3219199

- Email: vanphonghocvien@hvtc.edu.vn.